ITソリューションがわかる

企業では書類を電子化させ、インターネットやサーバーにてバックアップさせて文書管理する傾向が高まっています。このメリットは、文書の消失リスクを防ぐことができます。東日本大震災によって多くの紙ベースの文書が失われ、事業活動に影響を及ぼしたことから電子化させ、インターネットやサーバーにバックアップさせることで、災害が発生した際でも文書を消失させることがなく、災害地以外の事業所が必要に応じてすぐに取得できるので、災害時でも円滑に事業活動を継続させることができます。

文書管理のメリットは、コスト削減が可能となります。これまで、紙ベースの文書の場合には、文書を保管する場所や管理を行う人材、文書を請求するための手間などがありましたが、インターネット上に管理することで、保管場所や人件費などを抑えることができます。さらにインターネット上に文書があると、いつでも入手することができるので、請求の手間を省くことができることから多くの企業で活用が広がり、急速に普及しています。

文書管理のメリットは、いつでも何処でも必要に応じて文書データを引き出すことができます。近年ではスマートフォンやパソコンの利用が広がっており、これまではそれぞれの端末でのみ情報を保存し、閲覧することができませんでしたが、インターネット上で管理することでどの端末でも文書データを活用することができます。また、最近では管理を行う事業者も増えており、保存できる容量やセキュリティ対策なども多様化し、管理する方法の選択肢も広がっています。

文書管理のメリットは、セキュリティなどの安全面でも優れているので、保存場所として最適なことです。現在、文書管理では他人から閲覧できないようにログインさせるために使用しているパソコンやインターネットのIPアドレスを限定させることができ、場合によっては指紋認証やワンタイムログインパスワードなどを採用しているので、不正アクセスによる情報流出の心配が無いことです。さらに管理を運営している事業者によっては保証制度なども設けられているので、より安心して利用できます。